Récupération de la TVA sur les notes de frais : les règles à suivre pour économiser !

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La législation autour de la TVA évolue constamment et il est parfois compliqué de s’y retrouver. On vous éclaire sur le sujet !
Voici ci-dessous quelques rappels de règles simples relatives à la récupération de la TVA sur les dépenses professionnelles. L’automatisation est un élément clé pour gagner du temps et faciliter la gestion des règles de calcul.

1 – Récupérer la TVA : sous quelles conditions ?

Dans le cadre de la gestion et du remboursement des notes de frais aux salariés, il est possible pour l’entreprise, dans certains cas et selon certaines dispositions, de récupérer tout ou une partie des montants de TVA. Les conditions de base pour récupérer la TVA sont :

  • L’entité juridique de la structure (société, association, etc.) doit être soumise à la TVA pour l’activité concernée.
  • Elle doit disposer d’un justificatif ou d’une facture faisant apparaître les taux et les montants de TVA facturés.
  • La dépense doit avoir été engagée dans le cadre d’une action favorable à l’activité de l’entreprise.
    Par conséquent, toutes les dépenses n’ouvrent pas droit à récupération de TVA.

2- Les frais de déplacement

Les frais de déplacement, généralement, ne permettent pas la récupération de TVA même si la TVA est indiquée sur la facture par exemple l’avion, le train, le taxi, les transports en commun, les indemnités kilométriques, le stationnement public , etc… Exceptions faites pour les véhicules de société, en location ou possédés par un salarié :

  • Frais de péage : ils sont toujours récupérables.
  • Location et entretien de véhicule : valable uniquement pour les véhicules utilitaires.
  • Stationnement privé : la location d’emplacement ou redevances, 100% récupérable (BOI-TVA-DED-40-40-I.A.1.30).
  • Carburants : la TVA est en partie récupérable, (consultez notre article ici) les taux sont en cours d’harmonisation entre l’essence et le gasoil d’ici 2022, selon le tableau suivant :

3- Les frais de repas

Tous les frais de repas ouvrent droit à la déduction de TVA :

  • Repas pris seul en déplacement
  • Repas pris avec des collègues dans le cadre d’une réunion
  • Repas d’affaire avec des clients, prospects ou partenaires
  • En dessous de 150,00 € HT, un simple justificatif suffit (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20) cependant au-delà de ce montant, il faudra une facture au nom de l’entreprise.

4- Les frais d’hébergement

Les frais d’hébergement des salariés ou dirigeants en déplacement professionnel ne sont pas éligibles à la récupération de TVA. Les nuitées payées pour des tiers sont éligibles à la récupération.

5 – Autre frais

Les autres frais ouvrent droit à la déduction de TVA comme les factures en bon et due forme et les factures libellées au nom de l’entreprise. Pour les cadeaux, le montant maximum est de
69,00 € TTC maximum par bénéficiaire et par an (montant revalorisé en 2016, celui-ci est fixé par décret tous les 5 ans).

 

6- Et les justificatifs : numérique ou papier ?

Tout d’abord, quelles que soient leurs formes, ils doivent être conservés pour une durée de 6 ans ou 10 ans en cas de procédure en cours. En revanche, une nouvelle réglementation datant de mars 2017 (JORF n°0076 du 30 mars 2017 texte n°14) fixe les modalités de numérisation des justificatifs papier. Il est désormais accordé aux entreprises la conservation des justificatifs dématérialisés des notes de frais si ces règles de numérisation et de stockage sont respectées. Cette mesure permet l’installation de nouveaux processus au sein des entreprises pour libérer du temps et ainsi le consacrer à de nouvelles tâches.

Et si un logiciel de gestion des notes de frais était la solution !

La digitalisation des notes de frais est un moyen qui permet aux entreprises de maîtriser ses coûts pour gagner en productivité (activité à plus forte valeur ajoutée, traitement comptable automatisé, etc.) Ainsi l’automatisation du traitement des notes de frais permet la mise en place de procédures pour récupérer la TVA de manière simplifiée. Lors du configuration de l’outil, les règles de TVA sont paramétrées selon les natures de frais engagés et l’outil gère automatiquement la récupération. Cette économie facile n’est pas négligeable en temps et en sérénité. Retour sur investissement rapide garanti !

 

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