Témoignage de l’entreprise Deleplanque

Depuis 1850, la famille Deleplanque est spécialisée dans l’industrie sucrière. Très dynamique, l’entreprise s’est vite développée autour de nouvelles semences tels que les engrais verts ou les graines de seigles hybrides. Acteur majeur de la production et distribution des sucres, elle est composée de 50 salariés. Leader sur le marché de la production de betteraves de sucres, l’entreprise réalise en moyenne 25 notes de frais par mois. Cette dernière, non satisfaite de son précédent logiciel, a décidé de miser sur Notys. Découvrez leur expérience grâce à Laurent ALGANS, responsable informatique.

« Notys nous a permis de supprimer toute la partie fastidieuse. Nous avons gagné au moins la moitié d’un poste. »  – Laurent ALGANS, responsable informatique

Problématique initiale

Les circuits de validation trop longs, les attentes des remboursements, la non disponibilité du logiciel sont des exemples de problèmes que l’ancien logiciel de gestion posait à l’entreprise Deleplanque. « Nous voulions centraliser le programme pour avoir des circuits plus rapides et plus efficaces » En effet, de nombreuses erreurs étaient constatées chaque mois dans la rentrée des note de frais. L’outil était devenu obsolète, et était inadapté à la structure.

« Le manque de visualisation était un réel handicap. Il manquait de synthèse. »  ajoute Laurent ALGANS, responsable informatique.

Choix Notys

Pour remédier à ce souci qui ralentissait la dynamique, l’entreprise Deleplanque a décidé de sélectionner deux nouveaux logiciels.

Après comparaison, l’équipe s’est réunie et a choisi « Notys nous a semblé le plus simple à mettre en place » note Laurent ALGANS.

Il complète ensuite  « Notys était le plus clair et possédait de nombreuses possibilités. Il était simple et ouvert aux systèmes comptables. Le mode Saas représentait aussi un atout certain. » En effet, l’équipe Notys a décidé de mettre à disposition son produit sous deux formes : SaaS et Licence. Ce qui permet aux entreprises de choisir librement leur mode d’hébergement.

 

Mise en place du projet

Pour la mise en place du projet, il y a eu deux phases menées en collaboration avec l’équipe Notys et l’équipe Deleplanque : une phase d’étude des besoins et  une phase de paramétrage. La première étape a permis de faire l’état des besoins spécifiques à l’entreprise. Quant à la seconde, elle a servi à ajouter les éléments distinctifs et personnaliser le produit.

Laurent Algans se souvient : « La mise en place du logiciel a été très rapide et il a tout de suite été efficace. »

Pour appréhender le logiciel, de nombreux manuels étaient à disposition des utilisateurs, en plus des notes explicatives directement intégrées dans le logiciel.
Très instinctif, le logiciel ne requiert pas de formation approfondie.  « Les utilisateurs ont rapidement géré le logiciel et je n’ai que des retours positifs. »

 

Utilisation et bilan du logiciel Notys

« Nous avons eu des bénéfices en termes de charges de travail. Un suivi est permis, et la réduction d’erreur. »

Il est notable un gain de temps à tous les niveaux  selon le responsable. Surtout pour les règlements c’est à dire que « maintenant nous réglons en 3 stades alors que avant nous devions attendre le 30 de chaque mois. Aussi, aujourd’hui 10 jours suffisent à rembourser alors qu’il en fallait minimum 30 jours avant. Il y a une facilité de gestion et de suivi. » rappelle Laurent Algans.

De plus, le très bon rapport qualité/prix de Notys permet de nombreuses économies : « Grâce à Notys, nous avons supprimé toute la partie fastidieuse. Nous avons gagné au moins la moitié d’un poste. »

En effet, le gain de productivité est important : maintenant la personne qui s’occupait de cette tache, peut faire autre chose.  La société Deleplanque ne relève aucun problème jusqu’à présent.

 

Evolution et bilan global 

Conquis par ces avantages concurrentiels, cela fait 6 ans que l’entreprise est fidèle à ce logiciel. Notys Notes de frais ayant totalement convaincu les utilisateurs, l’entreprise a décidé d’investir dans le module Absences récemment.

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