Témoignage de Charbonneaux – Brabant

A sa création en 1797, rue du Barbâtre à Reims, la maison Charbonneaux produisait du savon pour le lavage des laines. Son activité a évolué au fil du temps sous l’impulsion de la famille Charbonneaux dont six générations se sont succédées à la tête de l’entreprise de 1 797 à 1 962. L’entreprise a ensuite poursuivi son développement dans son métier traditionnel : le conditionnement et la distribution de produits chimiques. Equipée depuis 5 ans du logiciel Notys, l’entreprise gère environ 75 utilisateurs actifs pour les notes de frais.

Coralie RICHARD, comptable de l’entreprise nous raconte leur expérience.

Avant, je passais 15 minutes sur chaque note de frais. Grâce à Notys, il suffit de quelques clics.

Problématique initiale

Charbonneaux n’a jamais eu de logiciel pour la gestion des notes de frais. Depuis toujours, les salariés rentraient leurs comptes, et géraient leurs frais via l’outil Excel. « C’était vraiment difficile à gérer, il y avait toujours des problèmes. » remarque Coralie Richard. Les remboursements et les circuits de validation étaient vraiment longs.

« Nous recherchions plus de facilité, et un moyen de gérer les notes de frais de nos multisociétés. » ajoute Coralie Richard. En effet, Charbonneaux  possède plusieurs sociétés et il fallait une uniformisation de la forme des comptes-rendus.


Choix Notys

Pour répondre à ses besoins, l’entreprise a donc sélectionné plusieurs logiciels qui semblaient répondre à ses attentes. Finalement, c’est Notys qui a été sélectionné grâce à une démo convaincante. Depuis, le logiciel a réellement facilité la vie de l’entreprise :

« Maintenant, c’est vraiment plus simple. Chacun est autonome pour rentrer ses notes de frais, et en tant que comptable, je n’ai qu’à contrôler. »  L’aspect ludique de Notys a séduit Charbonneaux. En tant que comptable, Madame Richard remarque que « Notys est très clair, rapide et intuitif. »

 

Utilisation et bilan du logiciel Notys

Le circuit de validation a clairement réduit « En général ;  le lundi, les commerciaux enregistrent leur note de frais ; le mardi, je contrôle ; et le mercredi, ils sont remboursés. C’est très rapide. » En l’espace de 3 jours, un commercial est totalement remboursé. 

Le gain de temps est le principal bénéfice qu’apporte chaque jour Notys à l’entreprise. Madame Richard souligne « Avant, je mettais environ 15 minutes pour rentrer une note de frais. Maintenant, je mets moins de 5 minutes maximum grâce à Notys ; il suffit de quelques clics. Je gagne 10 minutes par note de frais ». Quelques clics suffisent à valider une note de frais. Les retours, quant à l’utilisation, sont tous très positifs. En effet, chacun voit ses intérêts satisfaits plus rapidement et plus efficacement « Les utilisateurs sont très contents, ils sont plus vites remboursés. » ajoute Madame Richard.

 

Evolution et bilan global 

Un des outils souvent utilisé par l’entreprise est l’assistance téléphonique géré par des professionnels. Celle-ci satisfait grandement l’entreprise « Je faisais souvent appel à l’assistance en ligne pour des questions et c’était toujours très rapide. L’équipe a toujours été très efficace. ».

La plupart de temps, Madame Richard procède de la sorte :  « J’envoie un mail à l’assistance, ils me rappellent rapidemment, et ils m’expliquent. »

Aujourd’hui, Notys est devenu indispensable à l’entreprise. « Nous ne pourrions plus nous passer des fonctions de Notys : l’extraction de données nous fait gagner des journées de travail ! »

 

 

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