5 bonnes raisons d’adopter un logiciel de gestion des frais de déplacements

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5 raisons d'adopter un logiciel de gestion des frais

 

Les déplacements professionnels sont la cause de perte de temps à tous les niveaux que ce soit dans leurs préparations ou dans le traitement administratif qui s’en suit. Comment optimiser le traitement des frais de déplacements ? Voici 5 arguments pour adopter un logiciel de gestion des notes de frais dans votre entreprise afin de réduire le temps de traitement des frais de déplacements et contribuer à la satisfaction des collaborateurs.

Gagner du temps

La gestion administrative des notes de frais occupe une place importante dans l’entreprise et mobilise généralement un nombre restreint de personnes, voire une seule, sur des tâches chronophages et fastidieuses comme le contrôle des saisies utilisateurs, la vérification des justificatifs et l’enregistrement en comptabilité. La mise en place d’un logiciel de gestion de notes de frais offre rapidement un gain de temps considérable  :

  • le contrôle de la saisie des utilisateurs est réalisé dès le départ et les totaux sont fiables de même que les calculs de TVA,
  • la vérification des justificatifs est facilitée, d’autant plus si ceux-ci ont été numérisés et joints à la note de frais,
  • l’enregistrement en comptabilité devient une simple formalité ; en effet les éléments constituant les écritures comptables sont paramétrés dans le logiciel de gestion des frais et s’assemblent de manière fiable dans l’interface en quelques secondes.

De plus, les entreprises qui choisissent de rembourser les frais directement par une solution de gestion des frais professionnels, économisent encore un temps important de ressaisie dans les interfaces bancaires. Les gains de temps cumulés au niveau de la gestion administrative des notes de frais, du fait de l’utilisation d’un logiciel, est estimé à environ 60%.

Rationaliser le processus

Le processus manuel de gestion et de remboursement de frais professionnels peut souvent engendrer des frustrations de la part des différents intervenants sur la saisie des formulaires sous Excel ou sur papier et sur la bonne transmission des documents.

La mise en place d’une solution automatisée de gestion des déplacements professionnels va inciter l’organisation à repenser ses modes de fonctionnement comme la répartition des rôles et la formalisation des différents processus liés aux déplacements et aux remboursements. Une fois la mise en place effectuée, les mécanismes seront fortement fluidifiés et automatisés.

  • La saisie sera simplifiée et se fera en temps réel sans contrainte de lieu avec la dématérialisation du justificatif.
  • Le workflow sera automatisé avec une alerte mail pour les utilisateurs.
  • Les rôles de chacun seront redéfinis, du contrôle de la pertinence des frais par les managers à la vérification des règles légales par les comptables ou les ressources humaines.
  • La prise en charge des différents documents et leur statut seront indiqués en temps réel au bénéficiaire ou au gestionnaire de frais.

Pour les utilisateurs, cette rationalisation du processus permet de clarifier et de simplifier la tâche perçue parfois de manière rébarbative et contraignante. L’utilisation d’un outil permet également de faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs aux processus administratifs.

Appliquer une véritable politique de frais

Une politique de frais est un ensemble de règles, constituée de forfaits, de plafonds, de barèmes qui s’appliquent aux différentes catégories d’utilisateurs en fonction de la nature des frais engagés. Dans ce cadre, les entreprises, administrations ou associations vont disposer, en interne, d’une ou plusieurs politiques de frais selon leurs historiques ou encore leur style de management. D’autres organisations souhaiteraient en mettre une en place mais elle n’est pas encore définie. En effet, une politique de frais sans outil de gestion de notes de frais peut ne pas être appliquée correctement par méconnaissance de la part des salariés, des managers, par manque de temps ou par la complexité des vérifications associées.

Un outil de gestion des notes de frais permet d’automatiser 99% de la politique de frais et ce, dès la saisie par le salarié ou au moment de son envoi dans le workflow de validation. Une bonne solution de gestion de notes de frais pourra même offrir la possibilité aux managers d’accorder certains écarts en un clic sur le frais en question.

Minimiser les erreurs et les tentatives de fraude

Le paramétrage de l’outil de gestion des notes de frais va minimiser les erreurs ou les oublis de saisie, il va préciser les informations indispensables pour le traitement et le remboursement des frais engagés. Ces éléments peuvent être directement déduits par le système en fonction de l’utilisateur ou lors de la saisie par le voyageur.

Tous les éléments qui peuvent être calculés vont être intégrés de manière automatique comme par exemple le nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l’année, du mois, le pourcentage de TVA à récupérer sur tel ou tel frais, le nombre de tickets restaurants à retirer en fonction des repas remboursés par la société, etc… De même les montants à rembourser vont être calculés automatiquement en fonction de la politique de frais, des taux de change des devises étrangères, des avances accordées au salarié, etc…

En plus de toutes ces automatisations qui vont apporter un confort appréciable à l’utilisateur et au gestionnaire de frais, le logiciel de gestion de frais va bloquer ou mettre en évidence certaines tentatives de fraudes comme un double remboursement de frais, le remboursement de frais effectués lors d’un week-end ou lors de congés, etc…

Analyser les dépenses

Le logiciel de gestion des frais permet d’analyser, à postériori, les dépenses réelles des collaborateurs afin de simplifier la politique de frais (remboursement de frais kilométrique ou utilisation de véhicules de location, remboursement de frais de repas au montant réel ou au forfait, etc…) voire de l’améliorer.

L’analyse des dépenses comprenant des statistiques précises et détaillées des frais de déplacements orientera les choix stratégiques concernant la politique de frais de l’entreprise. Ce budget est parmi les plus gros postes de coûts des organisations derrière les salaires. Il est important que chaque intervenant ait une vision globale des dépenses engagées :

  • Le voyageur sera sensibilisé aux montants de ses dépenses professionnelles
  • Le manager disposera d’un tableau de bord pour maitriser ses budgets
  • Le comptable disposera d’informations permettant de provisionner les futurs remboursements
  • Le contrôleur de gestion aura tous les indicateurs sous la main et sera autonome pour investiguer et mieux contrôler les dépenses

Ces 5 points ne sont pas exhaustifs pour la mise en place d’un outil de gestion des frais professionnels, mais ils justifient à eux seuls cette automatisation. Par ailleurs, pour mieux gérer les frais professionnels de son organisation, il convient aussi de prendre du recul sur sa gestion et d’être accompagné par un expert lors du déploiement de votre solution pour améliorer vos pratiques.

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