VOTRE LOGICIEL DE GESTION DE NOTES DE FRAIS

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optimisez votre temps & contrôlez vos dépenses

grâce à votre logiciel de gestion des notes de frais

Pour gérer toutes vos notes de frais, faites confiance à Notys Notes de Frais. Votre logiciel de notes de frais gère l’intégralité des formalités de vos déplacements : avances, ordres de missions, voyages… depuis un ordinateur ou un mobile !

Votre application de notes de frais vous permet de gérer efficacement et avec une grande précision tous vos frais grâce à une saisie simple et rapide pour les utilisateurs. Pour vos services financiers, c’est une intégration comptable et analytique automatique, sans ressaisie.

Depuis mobile, tablette ou ordinateur, Notys Notes de Frais intègre un système de workflow automatisé et personnalisable entre les différents interlocuteurs. Un mail de notification avertit en temps réel les personnes concernées.

Disponible en mode Saas ou en mode licence, Notys Notes de Frais associe simplicité d’utilisation au quotidien et productivité pour le comptable !

Découvrez Notys Notes de Frais

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NOUVEAUTÉ ! FINIS LES JUSTIFICATIFS PAPIER GRÂCE À L’ARCHIVAGE À VALEUR PROBANTE !

Notys Notes de frais vous permet dorénavant de dématérialiser à 100% vos notes de frais et justificatifs, en optant pour l’archivage à valeur probante. En choisissant cette option, Notys va sceller, horodater un PDF de vos notes de frais et l’ensemble des justificatifs associés. Ces documents vont être archivés et conservés pendant toute la durée légale de conservation (6 ou 10 ans) de manière sécurisée et redondante. Vous allez maintenant pouvoir contrôler finement les accès à ces documents et le processus sécurisé de suppression de ces archives !

Découvrez les avantages de la solution Notys Notes de Frais

Bénéfices pour les utilisateurs

NOTYS : L'APPLICATION DE NOTES DE FRAIS FACILE A UTILISER AU QUOTIDIEN

  • Intégration et récupération de toutes les informations de vos cartes affaires sans besoin de ressaisie.
  • Saisie simple et rapide grâce à une interface ergonomique.
  • Intégration des justificatifs directement depuis l’application mobile.
  • Mécanisme d’alertes et de contrôles automatiques.
  • Suivi de l’état et du statut de chacune de ses notes de frais.
  • Application de gestion des notes de frais disponible sur ordinateur et mobile.

Bénéfices pour le comptable

NOTYS : UN LOGICIEL CONCU POUR UNE GESTION EFFICACE DES NOTES DE FRAIS

  • Récupération financière de la TVA et des informations comptables et analytiques.
  • Reprise automatique des données pour d’importants gains de productivité.
  • Respect automatique de la politique de frais de l’entreprise pour d’importants gains de productivité.
  • Vérification permanente de tous les justificatifs.
  • Intégration comptable sans besoin de ressaisie dans votre logiciel de comptabilité.
  • Workflows de validation à plusieurs niveaux selon les exigences organisationnelles.
  • Outil de gestion et contrôle des avances pour tous vos collaborateurs.
  • Génération de tableaux de bords, de suivis et d’exports de vos données.
  • Meilleurs suivis de déplacement des collaborateurs et gestion des frais.
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Le logiciel de notes de frais qui associe la simplicité d'utilisation au quotidien & productivité pour le comptable
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Découvrez les avantages de Notys Notes de Frais

Une saisie simple et normalisée

Notys, logiciel de notes de frais vous permet de saisir de manière très simple et rapide tous les documents liés à la gestion de vos déplacements et frais professionnels. Gestion des ordres de missions, réservations de voyages, avances et notes de frais sont ainsi accessibles grâce à une seule interface simplifiée.
Chaque dépense est paramétrée avec précision, selon vos besoins. Zones obligatoires, facultatives, commentaires, quantités, justificatifs obligatoires et bien d’autres champs sont personnalisables. Chaque frais peut être associé à un projet spécifique ou à une affaire permettant une autre approche analytique des dépenses.

Gestion des avances

Intégrez aussi la gestion des avances de vos collaborateurs dans votre solution de gestion des déplacements : les avances peuvent être demandées en Euros ou en devise étrangère, approuvées par un ou plusieurs approbateurs, payées et comptabilisées automatiquement. Elles pourront être défalquées par la suite sur une ou plusieurs notes de frais produites par vos collaborateurs.

La gestion des frais kilométriques

Grâce à Notys Notes de Frais, gérez vos indemnités kilométriques remboursables sur la base des barèmes fiscaux ou de forfaits, Notys intègre un outil de recherche d’adresse et de calcul de distances entre deux lieux.

Un système de validation performant

Pour respecter le processus de traitement de vos notes de frais, profitez d’un workflow paramétrable en fonction de vos besoins et de vos règles de gestion. La traçabilité des validations ou refus est garantie et facilement accessible pour chaque document.

Des connecteurs pour une comptabilisation sans ressaisie

Une fois validée, la note de frais bascule automatiquement dans votre système de comptabilité, de paie, ERP ou tout autre logiciel, sans aucune ressaisie de votre part. L’application de notes de frais réalise automatiquement une exportation de toutes les informations dont vous avez besoin (comptables, analytiques, sociales, etc.).

Un service de gestion des tickets restaurants

Le listing des tickets dus en fonction des notes de frais est complété par le décompte des absences, le résultat peut être directement intégré dans vos applications. Vous avez la possibilité, également, d’obtenir automatiquement un décompte des tickets à déduire en fonction des repas remboursés et des invitations reçues.

Gestion des ordres de missions

Notys Notes de frais permet également de gérer les ordres de missions : permanents ou ponctuels, auxquels peuvent être ajoutées des demandes pour des réservations de voyages (billets d’avion, de train, chambres d’hôtel, etc). Les ordres de missions peuvent également être rendus obligatoires lors de la déclaration d’une note de frais.

Vos notes de frais, partout, tout le temps

Avec votre application smartphone, prenez en photos vos justificatifs et saisissez chaque note de frais où que vous soyez !

L’import et l’intégration de vos cartes affaires et factures

Notys Notes de Frais vous permet d’importer vos relevés de cartes affaires afin de gérer directement les frais payés par l’Entreprise. Vous avez également la possibilité d’intégrer vos factures fournisseurs à la gestion de vos notes de frais (agences de voyages, pétroliers, téléphonie, etc). L’imputation de vos frais est ainsi automatisée, et vos analyses comptables sont facilitées.

La récupération automatique de la TVA

Avec Notys Notes de Frais, la TVA devient plus simple. Dans chaque note de frais, le logiciel repère et met en avant tous les montants de TVA récupérables. Il ne vous reste plus qu’à vérifier les montants, la ventilation dans les comptes correspondants est automatique.

Archivage à valeur probante

Notys NDF vous permet d’opter pour l’archivage à valeur probante de vos notes de frais et leurs justificatifs. En choisissant cette option, Notys va sceller, horodater un PDF de vos notes de frais et l’ensemble des justificatifs associés. Ces documents vont être archivés et conservés pendant toute la durée légale de conservation (6 ou 10 ans) de manière sécurisée et redondante, vous allez pouvoir contrôler finement les accès à ces documents et le processus sécurisé de suppression de ces archives.

Rapports et analyses

Générez vos tableaux de bords et exportez les données de vos utilisateurs pour un suivi complet et précis de toutes les dépenses (plus de 20 rapports pré-paramétrés et personnalisables sont disponibles).

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