Gestion des frais de déplacement dans la fonction publique : solution digitale pour agents et élus.

Simplifiez la gestion des frais de déplacement dans la fonction publique

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Secteur privé

NOTE DE FRAIS

Optimisiez votre temps et gérer vos notes de frais dématérialisée

Avec Notys, sécurisez votre gestion règlementaire et centralisez tous vos justificatifs.

Fonction publique d'État (FPE)

Gestion simplifiée des ordres de mission et remboursements pour ministères, rectorats, préfectures, etc.

Fonction publique hospitalière (FPH)

Déplacements facilités pour formations, missions et remplacements du personnel hospitalier et médico-social.

Fonction publique territoriale (FPT)

Suivi optimisé des déplacements de terrain pour agents des mairies, départements, régions et intercommunalités.

Chambre consulaires

Interface unique pour gérer efficacement frais et ordres de mission des CMA, CCI et chambres d’agriculture.

La gestion des ordres de missions et des états de frais

Avec Notys, la gestion des ordres de mission et des états de frais devient simple, rapide et conforme.
Tous les documents nécessaires sont centralisés dans une seule solution, en totale conformité avec les règles de la fonction publique.

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100 % d’adoption par les établissements publics qui gèrent leurs frais de déplacement avec Notys

Gestion des déplacements : de l’ordre de mission au remboursement

Déplacement d’un agent de la fonction publique

Lorsqu’un agent doit se déplacer dans le cadre de son activité, en dehors de sa résidence familiale ou administrative, un ordre de mission validé par sa hiérarchie est requis.

Création des ordres de missions ponctuels ou permanents

Ordre de mission ponctuel

Créé par l’agent, validé par la hiérarchie.
Concerne un déplacement spécifique (formation, réunion, concours…).
Précise l’objet, les dates, les lieux et les moyens de transport.
Possibilité d’ajouter des documents justificatifs.

Ordre de mission permanent

Créé par l’agent ou un responsable (possibilité de création en masse).
Valide pour une durée maximale d’un an (ou période plus courte).
Adapté aux missions récurrentes.

Les avantages de choisir Notys

✅ Création intuitive des ordres de mission, ponctuels ou permanents.

📤 Ajout de pièces jointes et d’informations complémentaires.

👥 Création groupée d’ordres de mission pour plusieurs agents.

🔒 Validation et archivage conformes à la réglementation.

🧾 Lien automatique avec les états de frais pour un remboursement simplifié.

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Dématérialisation des justificatifs et gestion simplifiée des frais

Ajout facilité des justificatifs pendant la mission
Tout au long de sa mission, l’agent peut intégrer ses justificatifs de frais (repas, hébergement, etc.) dans Notys.
Les pièces justificatives peuvent être prises en photo et transmises depuis l’application mobile ou directement via l’interface web.

Reconnaissance automatique des données
Dès l’ajout, Notys reconnaît automatiquement les informations essentielles du justificatif : type de dépense, montant, date… Un traitement intelligent pour un gain de temps au quotidien.

Création de l’état de frais et validation numérique
À son retour, l’agent génère son état de frais à partir de son ordre de mission. Il y joint ses justificatifs numérisés et le soumet à validation.
La validation se fait en un clic par les responsables, et grâce à la valeur probante, la conservation des justificatifs papier n’est plus obligatoire.

Indemnités kilométriques
Notys intègre un calculateur de distance automatique : On rentre l’adresse de départ, celle d’arrivée et Notys calcule la distance la plus courte par la route entre ces 2 adresses. La carte du trajet peut être ajoutée comme justificatif. Les adresses et les trajets fréquents sont mémorisés par Notys et peuvent être réutilisés pour une saisie encore plus rapide.

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De la validation à l’archivage : un circuit fluide et personnalisable

Un traitement complet, simple et sécurisé, depuis la planification du déplacement jusqu’au remboursement final.

01 Mar, 2023

Validation des ordres de mission

Les ordres de mission sont contrôlés via un workflow paramétrable : validation hiérarchique, budgétaire, etc.
Possibilité d’ajouter une demande d’avance selon vos besoins.