Témoignage de PICARD « Vins & Spiritueux »

Le besoin

Il y a une dizaine d’années, l’entreprise PICARD gérait ses notes de frais grâce à l’outil Office Excel. Mais ce système, n’étant pas adapté à l’évolution de la société viticole, commençait à poser des problèmes. «Il n’y avait aucun retour, aucun suivi. Alors que nous avions un besoin d’analyse.» explique Frédéric Bachelin. Mais ce n’était pas le seul problème auquel l’entreprise devait faire face.

«La circulation des données prenait énormément de temps. Les délais de traitement au regard de l’information étaient très longs. Il fallait que la responsable hiérarchique signe, puis que la comptabilité valide, cela prenait beaucoup de temps» se souvient le responsable informatique.

La solution mise en œuvre

«La mise en place fut très rapide» déclare Frédéric Bachelin. «Nous avons choisi l’hébergement en SaaS avec l’interface web.» En effet, ce système d’hébergement a de nombreux avantages. Il permet notamment de s’ouvrir avec tous les navigateurs. Les utilisateurs sont ainsi comptabilisés en utilisation réelle.
Il a suffit d’une étape d’envoi des informations essentielles, et l’équipe Notys s’est occupée du reste.

«Le paramétrage s’est fait très rapidement. C’est Pascal Lavaux, directeur produit, qui a mis en place la solution chez nous. Nous avons fourni des fichiers Excel, le nom des utilisateurs, leurs cartes affaires, puis les comptes généraux en comptabilité.» nous explique Frédéric Bachelin.
«Le logiciel a été effectif tout de suite. Nous avons mis à disposition toute la documentation pour les utilisateurs, et tout le monde l’utilise sans problème. Il n’y a pas eu besoin de formation spécifique.»

Les résultats

«Aujourd’hui les justificatifs vont directement à la comptabilité, ce qui fait que le circuit est beaucoup plus court et tout est dématérialisé.» Les avantages de Notys pour le viticole ne sont pas seulement des gains de temps: «Notys nous offre une capacité d’analyse. Aujourd’hui, si nous voulons mettre une politique de quotas avec des limites, nous pouvons ! Alors qu’avant, on ne pouvait pas vraiment gérer ce genre de chose.» Les outils internes au logiciel sont aussi utiles pour faire des diagnostics. «Pour avoir le prix moyen d’un repas, avant il fallait qu’on prenne un par un les tickets, aujourd’hui, il suffit de cliquer sur «moyenne»
«En général les commerciaux y vont 3 fois par semaine. Nous recommanderions ce système sans problème».