Témoignage de Constructa

Constructa partage son expérience avec Notys Notes de Frais : un logiciel de gestion simple et efficace !

Constructa est un groupe de services immobiliers familial pluridisciplinaire. Créée en 1964, Constructa met son expertise à la disposition de clients privés, institutionnels et publics, autour de cinq métiers complémentaires, répartis dans cinq filiales dédiées:

• Constructa Vente (centrale de vente),
• Constructa Promotion (promotion, restructuration et réhabilitation),
• Constructa Asset Management (gestion d’actifs pour le compte de tiers),
• Constructa Urban Systems (développement de grands projets urbains) et depuis 2011,
• Constructa Private Services (services immobiliers pour le compte de clients privés).

La problématique initiale de Constructa:

Au départ, Constructa utilisait MS Excel pour ses notes de frais. Plus l’entreprise s’agrandissait et plus cela devenait un réel handicap pour la société : l’attente des justificatifs était trop longue, des soucis au niveau des cartes ou même des déductions mal effectuées. « Nous devions gérer et re-gérer la déduction des tickets restaurants. Cela prenait énormément de temps. Nous voulions simplifier la gestion des cartes orange aussi, par exemple » souligne Madame PLE, Chef comptable. Il fallait donc un logiciel pour classer toutes ces données : « Nous voulions un système pour que les données soient accessibles à l’équipe comptable. Avec Excel, il était très difficile de gérer le fichier à plusieurs, nous étions sur différents sites et l’outil n’était pas exploitable par tout le monde. »

« Grâce à Notys, nous avons fait des économies de temps et d’argent. »  – Marie-José PLE, Chef comptable

Le choix Notys notes de frais:

Pour faire son choix, l’entreprise a élaboré un cahier des charges et un budget à respecter. « Nous sommes une petite structure, nous ne voulions pas tromper. » Constructa a donc élaboré des consignes précises. Trois sociétés étaient retenues, mais c’est Notys qui a su le mieux s’adapter aux besoins de l’entreprise.

« Notys était le logiciel le plus adapté à notre taille et très facile à appréhender. C’était un choix logique puisque c’était l’outil le plus intuitif et convivial pour les collaborateurs. » L’écoute et le conseil des formateurs  ont été décisifs. Madame PLE se rappelle « L’équipe Notys a été très attentive et a passé beaucoup de temps avec nous pour nous montrer et nous expliquer le produit, nous avons tout de suite su qu’il y aurait un développement et un suivi. » La qualité de la démonstration a rassuré tous les collaborateurs.

Le Chef de projet, la Chef comptable et la Direction Financière ont choisi Notys lors d’une réunion et utilisent Notys depuis. « Nous nous en servons pour l’état des notes de frais, la gestion du parc véhicules, le suivi des indemnités kilométriques, etc. »

La mise en place :

« Les démarches pour l’installation ont été très faciles. Nous avons juste donné le fichier Excel, les profils de nos salariés ainsi que leurs codes analytiques, et c’est Notys qui s’est occupé de tout. Notys a pour qualité de tenir compte des demandes ou des remarques et de s’adapter au client.» Un sentiment qu’a ressenti Constructa dès les premières démonstrations.  « Nous avons fait des remarques et nous avons vu l’évolution du logiciel qui les intégrait. »

L’ergonomie répondant à une certaine logique, les utilisateurs n’ont pas eu besoin de formations importantes pour comprendre et appréhender le logiciel.

L’utilisation de Notys notes de frais avec Constructa:

Après 10 ans d’utilisation au quotidien, l’entreprise remarque avoir réalisé des économies importantes tant en terme de temps qu’en terme d’argent grâce à Notys. Les historiques sont de véritables outils dont ils ne pourraient plus se séparer aujourd’hui. Les notes de frais sont suivies en permanence : rejetées ou acceptées, justificatifs ou erreurs, etc. Ainsi les collaborateurs sont informés dès qu’une modification est effectuée.

Tous les salariés, utilisateurs, managers ou comptables n’ont jamais eu de problème important avec le produit Notys et n’hésitent pas à recommander le produit. Tous savent que l’assistance est disponible à tout moment pour les aider si besoin est. « Nous ne sommes jamais restés bloqués et le fait que l’équipe Notys prennent la main à distance est un véritable atout ! »

Evolution et bilan global

Notys s’est adapté à l’évolution de l’entreprise en suivant les exigences et en proposant des innovations. Quand Constructa a racheté une filiale, l’adaptation de Notys s’est faite très simplement. « Nous n’avons aucun problème pour paramétrer les nouvelles filiales. Notys évolue avec nous. »