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Les avances sur frais

Bien comprendre le fonctionnement des avances sur frais

Pour mener à bien leur activité professionnelle, les salariés sont parfois amenés à engager des frais qu’ils règlent avec leurs propres moyens et se font rembourser ces dépenses par le biais de notes de frais. Afin d’éviter cette avance de trésorerie, certaines entreprises mettent en place un système d’avances sur frais.

Les avances sur frais : qu’est ce que c’est ? 

Une avance sur frais est un budget versé en amont au salarié pour qu’il n’ait pas à avancer les frais sur son propre argent. Cela permet d’attendre la validation et le remboursement des frais, processus qui peut parfois être long dans les organisations.

L’entreprise peut y recourir lorsqu’un collaborateur part pour une mission nécessitant des frais conséquents ou lorsque la différence entre son salaire et ses frais habituels est trop importante.

Les avances sont elles obligatoires ? 

La loi n’impose pas aux entreprises d’accorder systématiquement des avances de frais. Toutefois, l’employeur pourrait verser une avance de frais dans les situations suivantes :

  • si la convention collective de l’entreprise le prévoit
  • si l’employeur a conclu un accord d’entreprise dans ce sens
  • si c’est l’usage dans l’entreprise : c’est-à-dire qu’il y a des avances de frais régulières, depuis plusieurs années, pour certains salariés

Quel type d’avance choisir ? 

On distingue deux types d’avance, et chacune a ses avantages. Les entreprises doivent donc sélectionner la meilleure option en fonction de leurs besoins et des missions de leurs collaborateurs.

Les avances permanentes

En général, le salarié reçoit une avance permanente lors de sa prise de poste. Le montant moyen des frais engagés par le collaborateur définissent le montant de l’avance permanente. Parfois, si l’activité du salarié change, le montant de l’avance permanente peut être revu à la hausse ou à la baisse. L’avance permanente peut s’inscrire dans le contrat de travail et son montant récupéré lorsque le salarié quitte l’entreprise ou si son activité l’amène à ne plus faire de frais régulièrement.

Le salarié qui reçoit l’avance doit réaliser des notes de frais régulièrement. Ces notes de frais lui sont remboursées, ce qui lui permet de garder le montant de l’avance dans sa trésorerie personnelle.

Les avances ponctuelles 

Comme son nom l’indique, l’avance ponctuelle permet de répondre à un besoin passager, elle est utile pour le collaborateur qui doit engager des frais importants et ce de manière exceptionnelle comme, par exemple, lors d’un déplacement à l’étranger.

L’entreprise verse la somme définie sur le compte du salarié avant sa mission, éventuellement en devises différentes si besoin.

Le salarié qui reçoit l’avance est tenu de réaliser une note de frais au retour de sa mission. Cette note de frais lui sera remboursée et l’avance déduite de ce remboursement. Si le montant de l’avance versé au départ était plus important que les frais engagés lors de la mission, soit le solde de l’avance est conservé pour une note de frais future, soit l’avance est soldée par un « rendu » du collaborateur.

Les inconvénients des avances sur frais

Le principal inconvénient de ce dispositif est l’estimation des dépenses. L’entreprise peut rencontrer des difficultés à définir en amont le montant précis des frais que son salarié devra engager.

La mise en place d’avances n’évite pas la saisie de notes de frais. Ainsi, les salariés doivent fournir des notes de frais selon les délais accordés. Si la solution est avantageuse pour les salariés et permet d’éviter des remboursements tardifs, elle ne remplace pas les notes de frais.

Dans le cas des avances permanentes, il existe deux autre inconvénients :

  • La gestion administrative des avances faites aux collaborateurs et la récupération des sommes en fin de contrat ou lors de changement de poste des collaborateurs
  • L’effet de « dilution » du montant de l’avance avec le temps dans la trésorerie du collaborateur

Un logiciel de gestion

Pour faciliter les transactions et la gestion des avances sur frais, un logiciel de gestion des notes de frais peut être la solution. Il permet de concentrer toutes les informations, de les traiter et de simplifier les échanges entre les membres de l’entreprise.

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