Récupération de la TVA sur les notes de frais : les règles à suivre pour économiser !

La législation autour de la TVA évolue constamment et il est parfois compliqué de s’y retrouver. On vous éclaire sur le sujet !
Voici ci-dessous quelques rappels de règles simples relatives à la récupération de la TVA sur les dépenses professionnelles. L’automatisation est un élément clé pour gagner du temps et faciliter la gestion des règles de calcul.

1 – Récupérer la TVA : sous quelles conditions ?

Dans le cadre de la gestion et du remboursement des notes de frais aux salariés, il est possible pour l’entreprise, dans certains cas et selon certaines dispositions, de récupérer tout ou une partie des montants de TVA. Les conditions de base pour récupérer la TVA sont :

• L’entité juridique de la structure (société, association, etc.) doit être soumise à la TVA pour l’activité concernée.
• Elle doit disposer d’un justificatif ou d’une facture faisant apparaître les taux et les montants de TVA facturés.
• La dépense doit avoir été engagée dans le cadre d’une action favorable à l’activité de l’entreprise.
  Par conséquent, toutes les dépenses n’ouvrent pas droit à récupération de TVA.

2- Les frais de déplacement

Généralement, les frais de déplacement ne permettent pas la récupération de TVA même si celle-ci est indiquée sur la facture : par exemple l’avion, le train, le taxi, les transports en commun, les indemnités kilométriques, le stationnement public , etc… Exceptions faites pour les véhicules de société, en location ou possédés par un salarié :

• Frais de péage : ils sont toujours récupérables.
• Location et entretien de véhicule : valable uniquement pour les véhicules utilitaires.
• Stationnement privé : la location d’emplacement ou redevances, 100% récupérable.
• Carburants : la TVA est en partie récupérable, les taux sont en cours d’harmonisation entre l’essence et le gasoil d’ici 2022, selon le tableau suivant :

3- Les frais de repas

Selon le bulletin officiel des finances publiques, voici tous les frais de repas ouvrent droit à la déduction de TVA :

• Repas pris seul en déplacement
• Repas pris avec des collègues dans le cadre d’une réunion
• Repas d’affaire avec des clients, prospects ou partenaires

En dessous de 150,00 € HT, un simple justificatif suffit. Cependant au-delà de ce montant, il faudra une facture au nom de l’entreprise.

4- Les frais d’hébergement

Les frais d’hébergement des salariés ou dirigeants en déplacement professionnel ne sont pas éligibles à la récupération de TVA. Les nuitées payées pour des tiers sont éligibles à la récupération.

5 – Autre frais

Les autres frais ouvrent droit à la déduction de TVA comme les factures en bon et due forme et les factures libellées au nom de l’entreprise. Pour les cadeaux, le montant maximum est de 73,00 € TTC maximum par bénéficiaire et par an, depuis janvier 2021.

6- Et les justificatifs : numérique ou papier ?

Tout d’abord, l’entreprise doit conserver les justificatifs pour une durée de 6 ou 10 ans en cas de procédure en cours. En revanche, une réglementation datant de mars 2017  fixe les modalités de numérisation des justificatifs papier. La conservation dématérialisée des justificatifs est accordée sous condition de respecter les règles de numérisation et de stockage. Cette mesure permet l’installation de nouveaux processus au sein des entreprises pour optimiser le temps d’activité.

Et si un logiciel de gestion des notes de frais était la solution !

La digitalisation des notes de frais est un moyen qui permet aux entreprises de maîtriser ses coûts pour gagner en productivité (activité à plus forte valeur ajoutée, traitement comptable automatisé, etc.) L’automatisation du traitement des notes de frais permet la mise en place de procédures pour récupérer la TVA de manière simplifiée. Lors de la configuration de l’outil, l’entreprise paramètre les règles de TVA  selon les natures de frais engagés et l’outil gère automatiquement la récupération. Cette économie facile n’est pas négligeable en temps et en sérénité. Retour sur investissement rapide garanti !