La gestion des Notes de Frais à l’international
Lorsqu’une entreprise opère sur le marché international, certains collaborateurs, exerçant leur activité, sont amenés à se déplacer à l’étranger. Qu’il s’agisse de l’ouverture d’une filiale, un rachat ou encore un contrat commercial.
Les dépenses engagées par le salarié ne sont plus seulement variables en fonction de son champ d’action. Il faut désormais prendre en compte le cadre juridique, les taux de change et autres spécificités du pays dans lequel il se rend, tout en préservant les intérêts de l’entreprise.
La gestion des notes de frais devient alors plus complexe pour les organisations en quête de solutions pour gérer leurs dépenses à l’international.
Les différents frais
Dans le cadre de son activité professionnelle, les dépenses engagées par le salarié lui sont remboursées par son organisation.
Pour les frais à l’international on distingue deux catégories de dépenses :
- Les dépenses liées au déplacement professionnel : comme les frais de transport (billets d’avion ou de train) ou les frais d’hébergement;
- Les dépenses liées à l’activité : comme les frais de restauration ou encore l’achat de biens matériels.
Les frais de déplacement sont souvent anticipables contrairement aux dépenses effectuées sur place. L’entreprise peut prendre en charge ces dépenses en amont, cette anticipation facilite l’organisation du voyage : les transactions se font dans la devise de l’entreprise et en passant par des agences spécialisées. Dans ce cas, l’entreprise pourra même bénéficier de tarifs préférentiels.
Les frais de déplacement à l’international : l’Indemnité Kilométrique
Pendant son voyage d’affaires, s’il utilise un véhicule de fonction voire son véhicule personnel, le salarié justifieras de frais de transport. Quels sont les droits concernant l’usage d’un véhicule pour un déplacement professionnel à l’étranger ?
Si le collaborateur utilise un véhicule (voiture, camion) pour mener à bien sa mission à l’étranger, il aura, comme en France, droit à des Indemnités Kilométriques (IK) généralement en suivant le même barème.
À l’inverse, s’il utilise les transports en commun, les frais de transport lui sont remboursés au coût réel (billets d’avion, de train ou de bus) de plus, ils sont déductibles des impôts.
Quels sont les modes de remboursement ?
Comme pour tout frais professionnel, la note de frais peut être remboursée de deux manières :
- Le remboursement forfaitaire : l’entreprise alloue un budget quotidien en fonction du pays de déplacement, il s’agit des indemnités journalières de mission temporaire à l’étranger.
À noter : Ces allocations sont exprimées en devise locale, elle est supposée couvrir les frais d’hébergement et de restauration du collaborateur.
- Les remboursements aux frais réels : l’entreprise rembourse les montants réellement engagés par le collaborateur, comme pour les autres déplacements, la présence d’un justificatif est obligatoire.
Les Indemnités Journalières : Quels barèmes à l’étranger ?
Les indemnités à l’étranger aussi appelées « Per Diem » sont indispensables à connaitre lorsqu’un salarié à une mission en dehors du territoire national. Il faut se référer au Barème des Indemnités Journalières (IJ) à l’étranger . Celui-ci prend en compte pour chaque destination (pays ou ville) du cout de la vie et fixe des limites d’exonération fiscale et sociale.
À Noter : « L’abattement », quand une partie est payée par l’employeur, afin d’éviter un double paiement, les barèmes change. C’est-à-dire que le montant des indemnités pouvant être versées à l’employé(e) va diminuer puisqu’il aura moins de charge.
La dématérialisation des justificatifs
Lorsque le collaborateur arrive sur place, il doit avancer des frais pour subvenir à ses besoins. Ces frais lui seront remboursés plus tard sur présentation d’un justificatif au sein d’une note de frais.
Pour éviter de confondre toutes les factures rédigées dans une langue étrangère, il est conseillé au salarié de tenir ses comptes quotidiennement. Cela est d’autant plus important si le collaborateur enchaîne plusieurs destinations, avec différents langages.
Cette rigueur permet au salarié d’organiser ses notes de frais pour faciliter la tâche des contrôleurs et des comptables, mais aussi de se rappeler la nature de la dépense concernée.
Pour ce suivi des comptes, un simple tableur peut suffire mais un logiciel de note de frais facilite le processus.
La solution Notys Note de Frais permet le suivi et la dématérialisation des factures en temps réel pour une gestion à distance optimale des dépenses engagées par les salariés. L’option de conservation des justificatifs à valeur probante permettra au salarié de ne pas avoir à transmettre les originaux des justificatifs retour de sa mission.
À Noter : Toute numérisation de justificatif doit être réalisée au format PDF et certifiée avec horodatage et signature électronique.
La régulation des frais à l’international
Comment l’URSSAF régule les frais à l’international ?
Concernant les frais à l’international, les montants remboursés ne sont ni imposables ni soumis aux cotisations. Par conséquent, en cas de contrôle de l’URSSAF, les notes de frais à l’étranger ne sont pas déductibles ; il s’agit donc d’une exonération de cotisations sociales.
Les frais en devise étrangère
Les dépenses dans une devise étrangère peuvent générer des frais bancaires importants. Nous recommandons au collaborateur de privilégier les cartes corporate à frais de change réduis.
Le taux utilisé pour le change sera conservé pour rembourser les dépenses au collaborateur à son retour.
Récupération de la TVA étrangère
La TVA peut se récupérer sur des dépenses effectuées à l’étranger. Cependant, les règles varient selon les pays :
- Dans un État membre de l’Union Européenne : la TVA est intracommunautaire. C’est le taux de TVA du pays où la dépense est réalisée qui est appliqué, dans certain cas, la TVA peut être récupérée auprès de l’administration fiscale du pays.
- Dans un autre pays, hors de l’Union Européenne : la TVA est extracommunautaire. Chaque pays a ses propres règles, ce qui rend la comptabilisation et la récupération très complexe, voire impossible.
La fonctionnalité de récupération intracommunautaire de Notys fournit le document nécessaire à la récupération d la TVA pour le pays concerné
FAQ
Comment se faire rembourser des frais à l’international ?
Pour vous faire rembourser vos frais de mission à l’étranger, votre organisation peut opter pour un remboursement forfaitaire (Indemnités Journalières, IJ) ou bien un remboursement au frais réel (avec justificatif).
Comment enregistrer une note de frais en voyage d’affaire ?
Si vous recevez une facture électronique vous pouvez directement l’envoyer au service qui gère les notes de frais ou bien, utiliser la solution NOTYS NDF (logiciel et application) vous permettant un suivi et une gestion à distance. L’application NOTYS permet également de matérialiser les tickets ou factures papier et de les stocker dans un cloud.
Quelles indemnisations pour un déplacement professionnel ?
Pendant ou après un déplacement professionnel, vous pouvez recevoir : les Indemnités Journalières (IJ) et les Indemnités Kilométriques (IK).