Témoignage de Charbonneaux – Brabant

A sa création en 1797, rue du Barbâtre à Reims, la maison Charbonneaux produisait du savon pour le lavage des laines. Son activité a évolué au fil du temps sous l’impulsion de la famille Charbonneaux dont six générations se sont succédées à la tête de l’entreprise de 1 797 à 1 962. L’entreprise a ensuite poursuivi son développement dans son métier traditionnel : le conditionnement et la distribution de produits chimiques. Equipée depuis 5 ans du logiciel Notys, l’entreprise gère environ 75 utilisateurs actifs pour les notes de frais.

Coralie RICHARD, comptable de l’entreprise nous raconte leur expérience.

« Avant, je passais 15 minutes sur chaque note de frais. Grâce à Notys, il suffit de quelques clics. »

Problématique initiale

Charbonneaux n’a jamais eu de logiciel pour la gestion des notes de frais. Depuis toujours, les salariés rentraient leurs comptes, et géraient leurs frais via l’outil Excel. « C’était vraiment difficile à gérer, il y avait toujours des problèmes. » remarque Coralie Richard. Les remboursements et les circuits de validation étaient vraiment longs.

« Nous recherchions plus de facilité, et un moyen de gérer les notes de frais de nos multisociétés. » ajoute Coralie Richard. En effet, Charbonneaux  possède plusieurs sociétés et il fallait une uniformisation de la forme des comptes-rendus.

Choix Notys

Pour répondre à ses besoins, l’entreprise a donc sélectionné plusieurs logiciels qui semblaient répondre à ses attentes. Finalement, c’est Notys qui a été sélectionné grâce à une démo convaincante. Depuis, le logiciel a réellement facilité la vie de l’entreprise :

« Maintenant, c’est vraiment plus simple. Chacun est autonome pour rentrer ses notes de frais, et en tant que comptable, je n’ai qu’à contrôler. »  L’aspect ludique de Notys a séduit Charbonneaux. En tant que comptable, Madame Richard remarque que « Notys est très clair, rapide et intuitif. »

Utilisation et bilan du logiciel Notys

Le circuit de validation a clairement réduit « En général ;  le lundi, les commerciaux enregistrent leur note de frais ; le mardi, je contrôle ; et le mercredi, ils sont remboursés. C’est très rapide. » En l’espace de 3 jours, un commercial est totalement remboursé. 

Le gain de temps est le principal bénéfice qu’apporte chaque jour Notys à l’entreprise. Madame Richard souligne « Avant, je mettais environ 15 minutes pour rentrer une note de frais. Maintenant, je mets moins de 5 minutes maximum grâce à Notys ; il suffit de quelques clics. Je gagne 10 minutes par note de frais ». Quelques clics suffisent à valider une note de frais. Les retours, quant à l’utilisation, sont tous très positifs. En effet, chacun voit ses intérêts satisfaits plus rapidement et plus efficacement « Les utilisateurs sont très contents, ils sont plus vites remboursés. » ajoute Madame Richard.

Evolution et bilan global 

Un des outils souvent utilisé par l’entreprise est l’assistance téléphonique géré par des professionnels. Celle-ci satisfait grandement l’entreprise « Je faisais souvent appel à l’assistance en ligne pour des questions et c’était toujours très rapide. L’équipe a toujours été très efficace. ».

La plupart de temps, Madame Richard procède de la sorte :  « J’envoie un mail à l’assistance, ils me rappellent rapidemment, et ils m’expliquent. »

Aujourd’hui, Notys est devenu indispensable à l’entreprise. « Nous ne pourrions plus nous passer des fonctions de Notys : l’extraction de données nous fait gagner des journées de travail ! »