Lorsque les salariés sont contraints d’avancer des frais pour leur activité, entrainant parfois une gestion complexe de leurs budgets personnels et que les entreprises subissent une perte de productivité et des frais supplémentaires de gestion à cause des remboursements des Notes de Frais, ou encore de la fraude. Une solution de paiement qui garantit : sécurité des transactions et protection contre la fraude devient indispensable. Pour mieux piloter les dépenses, différentes stratégies peuvent être mises en place comme la carte bancaire d’entreprise.
Les cartes affaires peuvent-elles vraiment simplifier la gestion des frais professionnels ?
Les cartes bancaires adaptées aux entreprises
Les cartes bancaires professionnelles destinées aux entreprises, souvent appelées cartes affaires (parfois « cartes corporate » ou « cartes business »), sont des cartes de crédit souscrites par l’entreprise et confiées aux salariés pour régler leurs dépenses professionnelles.
Il existe deux grands types de cartes affaires : les cartes à débit « entreprise » et les cartes à débit « salarié ».
Les cartes à débit entreprises
La Carte entreprise, comme son nom l’indique sont souvent attribuées aux dirigeants ou à certains services particuliers comme le service achat ou voyage. Pour ce type de carte, le plafond de paiement est élevé elle peut être à débit différé (fin du mois) ou immédiat avec une vue en temps réel du solde du compte de l’entreprise.
À noter : Il existe des cartes logées ou cartes achats, l’entreprise dépose ces cartes directement au sein de son agence de voyage pour simplifier et centraliser les paiements. Il s’agit de solutions alternatives proposées par les banques.
Les cartes à débit salariés
À l’inverse des cartes entreprise, le salarié est le titulaire de la carte. Les cartes à débit salariés sont souscrites par les entreprises auprès des banques et sont rattachées aux comptes bancaires personnels des collaborateurs bénéficiant de cartes affaires.
Les avantages des cartes au nom du salarié sont les suivants :
- Tout d’abord, un débit différé peut-être négocié dans le contrat avec la banque (Le délai peut s’étaler entre le dernier jour du mois N jusqu’à la fin du mois N+2). Le but est de permettre à l’établissement, la gestion et le remboursement de la note de frais avant le débit sur le compte du salarié.
- Ensuite, l’entreprise n’est pas caution des dépenses engagées par le collaborateur. Par exemple dans le cas d’une dépense personnelle, un frais payé avec la carte peut être refusé ou remboursé partiellement dans le cas d’un dépassement de la politique de frais.
- Enfin, le retrait d’espèces peut ne pas être autorisé. À noter que le compte de rattachement de la carte peut être dans un organisme bancaire différent de celui de la société.
Les avantages d’une carte bancaire professionnelle pour la gestion des frais de déplacement
Les cartes affaires éliminent la nécessité de recourir aux avances permanentes voire aux avances ponctuelles. Le débit différé de ces cartes de crédit permet un traitement mensuel unique simplifiant l’organisation et la gestion comptable, sans ne pénaliser financièrement ni les collaborateurs, ni l’entreprise.
Ainsi, les banques offrent la possibilité, pour les entreprises ou pour les porteurs de cartes, de télécharger un relevé électronique des transactions. Automatiquement intégré dans un logiciel de gestion des notes de frais (comme Notys NDF). Il simplifie et sécurise l’établissement de la note de frais. 90% des informations peuvent être pré-saisies correctement : dates, lieux, montants, taux de change et commissions bancaires etc…
Les cartes à débit « salarié » sont à privilégier, elles responsabilisent mieux les collaborateurs et garantissent le respect de la politique de frais, les délais de transmission des justificatifs.
Il est important de comparer les offres financières des différentes banques en fonction des services proposés en particulier :
- La garantie possible de l’entreprise vis-à-vis des dépenses engagées.
- Le paiement différé (carte de crédit).
- Le paramétrage des cartes (plafonds, dépenses interdites, …).
- La carte internationale, pour le paiement en France et à l’étranger.
- Les assurances voyage.
À noter :Avec NOTYS NDF, il est possible de récupérer des relevés numériques et de les intégrer dans le logiciel de gestion des frais.
Retour d’expérience de notre client Delta Dore
Frédéric Paris, contrôleur de gestion de DELTA DORE, nous explique les raisons de son choix de l’outil Notys gestion des notes de frais.
« Afin d’harmoniser la gestion des notes de frais de notre entreprise, nous avons souhaité mettre en œuvre un outil de gestion des notes de frais. Les avantages sont nombreux depuis que chaque salarié dispose d’une carte bancaire professionnelle. Les relevés arrivent directement sur Notys, les utilisateurs ont juste à cocher les dépenses concernées. L’intégration automatique des relevés dans Notys nous fait gagner beaucoup de temps. La productivité a fortement augmenté, j’estime que le temps de traitement d’une note de frais a été divisé par 3. »
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